"0 Incoming" - un sistem clar pentru menținerea intrărilor zero

E-mailul pentru mulți este încă un instrument de lucru nealocat și suferințe zilnice. Cineva are șapte scrisori primite, iar acum îi va dezasambla rapid. Cineva are 46 de intrări, dar el îi va lovi și într-o zi, pentru că este obișnuit cu asta. Pentru fiecare persoană, există un anumit prag pentru numărul de e-mailuri primite pe zi, pe care le poate gestiona fără a întârzia prelucrarea a doua zi și, în consecință, fără a crea blocaje în cutia electronică. Puteți numi acest prag "natural".

Dacă există mai multe litere decât o persoană se poate ocupa, atunci trebuie să vă schimbați abordarea pentru gestionarea e-mailurilor. Aceasta va crește pragul la valoarea necesară într-un anumit caz. Aveți nevoie de 100 de e-mailuri pe zi? Deci poți și 100, folosește metoda corectă în lucrul cu poșta. Care dintre ele? Acum spune.

Singurul indicator pe care o persoană se ocupă cu poșta este zero la sosirea la sfârșitul zilei de lucru. Principiul cheie al prelucrării competente este înțelegerea a ceea ce este scrisoarea în fața ta. Mai întâi trebuie să învățați cum să clasificați în mod clar literele și să știți ce să faceți cu fiecare tip.

Toate scrisorile primite pot fi împărțite în șapte categorii:

Nu este nevoie să răspundeți, nu este nevoie să citiți. Există două moduri de scriere: arhivare sau ștergere. Dacă primiți un alt buletin pe care nu l-ați citit niciodată, faceți-vă o favoare - dezabonați-vă. O acțiune în schimbul eliminării în viitor a zeci de astfel de scrisori. Vrem să învățăm cum să facem față cu fluxul de scrisori într-o zi? Mai puțin fluxul este mai ușor. Nu vă fie teamă să pierdeți ceva important. Informațiile cu adevărat necesare vor ajunge la tine într-un alt mod și vor apărea în fața ta cel puțin o dată în plus.
Cu atașamente de fișiere. Acestea pot fi anunțuri despre nevoia de a plăti ceva sau informații pentru o activitate curentă sau viitoare. Pentru astfel de scrisori este util să creați dosare separate, dar fără fanatism. Prea multe foldere? Simplificați. Pentru a găsi ceva necesar mai târziu, nu aveți nevoie de o mie de dosare, ci de capacitatea de a utiliza funcțiile de căutare ale corespondenței.
Răspunde după dorință. Răspunsul pare să fie opțional, dar uneori amabilitatea este utilă. Apoi, acționați numai asupra situației.
Cu timpul de revizuire. Este interesant de citit, dar nu neapărat. Încercați să vă referiți la această și la categoriile anterioare cât mai multe litere posibil. Aceasta este cheia pentru o manipulare e-mail eficientă.
Trebuie să răspundeți astăzi. Totul este simplu: luați și răspundeți fie acum, dacă este absolut urgent, fie la sfârșitul zilei de lucru.
Trebuie să răspund, dar nu astăzi. Frumusețea e-mailului este că nu este un chat sau un telefon. Nimeni nu așteaptă și nu ar trebui să aștepte un răspuns prompt prin e-mail, dacă acest lucru nu este indicat în antetul scrisorii. Dacă o zi este solicitată pentru un răspuns sau dacă tu însuți știi și înțelegi cât timp trebuie să dai un răspuns, puneți astfel de scrisori în dosarul corespunzător. De exemplu, "Răspundeți luni", "Răspundeți marți" și așa mai departe. Acum, creați-vă o listă de verificare, care are elementul "Dimineața, procesul de e-mail întârziat pentru ziua de azi". În acest scop, există și instrumente de automatizare specializate: RightInbox pentru Gmail, FollowUpThen.com și FollowUp.cc.
Scrisoare incomprehensibilă. Există scrisori care sunt dificil de atribuit uneia dintre categorii. Nu vă chinuiți cu reflecții și sunteți de acord cu dvs. să trimiteți astfel de scrisori la una dintre categoriile enumerate mai sus.

Pe baza acestei clasificări, vom avea foldere pentru categoriile 2, 3, 4 și 6.

Reguli de procesare a e-mailurilor

Permiteți 30 de minute la sfârșitul zilei de lucru pentru a aduce căsuța de e-mail la zero. Este mai eficient decât încercarea de a răspunde instantaneu la fiecare scrisoare. Oamenii nu sunt multitasking. Mai puțin distragere și comutare - eficiență mai mare.
Ce să faci cu scrisori urgente? Setați un interval cu care verificați caseta în timpul zilei. De exemplu, o dată pe oră. Bifați caseta pentru literele importante urgente și, dacă nu există, reveniți la serviciu. Amintiți-vă de avantajul corespondenței: nu este un mijloc de interacțiune instantanee. Este posibil ca problema menționată într-una din scrisorile non-urgente să fie rezolvată fără participarea dvs. până la sfârșitul zilei sau până la sfârșitul zilei veți primi mai multe informații care vor rezolva problema mai rapid și mai eficient.
În orice moment când nu verificați poșta, păstrați e-mailul închis. Dezactivați notificările. Îndrăzniți-vă de contemplarea distragerii numărului de scrisori primite. Acum aveți un alt loc de muncă și timpul pentru poștă nu a venit încă. În momente de îndoială cu privire la corectitudinea unei astfel de abordări, amintiți-vă: nu vă aflați la centrala nucleară, dar, chiar dacă ați fi fost pe ea, atunci în orice caz v-ați fi spus că supraîncălzirea reactorului nu a fost făcută prin e-mail.
Utilizați dorința dvs. de a termina ziua de lucru la timp pentru a accelera procesarea poștei. De aceea se recomandă dezasamblarea căsuței poștale la zero la sfârșitul zilei. Aveți 30 de minute și doriți să terminați rapid totul. De fapt, se dovedește un fel de joc, dar, de asemenea, puteți gamifica în mod intenționat prelucrarea poștei electronice.
Scrieți scurt și la punct.
Fii pozitiv și prietenos. E-mailurile sunt capabile să construiască și să distrugă relațiile. În loc să abordeze problemele cu adevărat importante, oamenii merg uneori până la încercarea de a-și numi oponentul ca idiot în modul cel mai delicat și ascuns, iar întregul text se bazează pe acest lucru. Nu este nimic ciudat să-ți exprimi mesajul pozitiv destinatarului, cu o mică expresie plăcută în corpul scrisorii. Prietenia ta se va întoarce la tine, iar corespondența va deveni mult mai semnificativă și mai productivă.
Trebuie să înreți literele în ordine inversă. Și singura cale. Pare mai logic să începeți cu scrisori mai vechi, dar obiectivul nostru este zero, ceea ce înseamnă că vom ajunge la prima scrisoare pe care o primim înainte de sfârșitul zilei de lucru. Dacă vă răsfățați și începeți să părăsiți ultimele scrisori primite astăzi pentru ziua de mâine, întreaga tehnică nu va mai funcționa. De ce chiar trebuie să studiezi munca competentă cu poșta, dacă nu respectă regula fundamentală? Continuați să lucrați ca înainte și suferiți.
Deschideți numai literele necesare, trimiteți în arhivă sau ștergeți restul. De asemenea abuzăm de abonamente la lucruri inutile (un abonament la Lifehacker, dimpotrivă, este foarte necesar) și, ca rezultat, obținem mai multe informații decât le putem citi. Cum să distingem scrisorile necesare? Există o regulă simplă, dar foarte eficientă: deschideți numai acele scrisori adresate unei anumite persoane pentru dvs. personal. Restul - într-una din categoriile descrise la începutul articolului privind situația.
Creați șabloane. Adesea, răspunsurile la scrisori sunt destul de standard, adică scrieți același lucru. Ați observat că scrieți această frază de multe ori? Efectuați un șablon pentru copierea rapidă sau creați-l în serviciul de e-mail.
Dacă e-mailul este procesat și încă mai există timp, atunci trebuie să îl utilizați în mod eficient. Mergem în categoria literelor 3, 4 și 6 și impunem ordine acolo.

Acest tutorial, care, după cum ați observat, se bazează pe o sortare corectă, este un extraordinar plus la sfaturile generale de e-mail de la CEO-ul LinkedIn, Jeff Weiner. De asemenea, nu ratați 10 sfaturi de corespondență de la Leo Babauts. De fapt, există multe modalități suplimentare de a obține maximum de e-mail. Încercați tehnici care vă sunt aplicabile, analizați rezultatele și nu uitați să vă lăsați propriile sfaturi privind îmbunătățirea eficienței muncii prin e-mail în comentarii.