Nimic nu este mai ușor decât gestionarea listelor de sarcini. Mi-am scris afacerea într-o coloană și apoi o luați și o traversați în timp ce mergeți. În ce altceva te poți gândi?
Cu toate acestea, dacă vă uitați la numărul de aplicații desktop, mobile și web care implementează acest concept, devine clar că totul nu este atât de simplu. În ciuda diversității de instrumente și funcții, listele de sarcini încă nu funcționează! Poate că pur și simplu nu știi cum să le folosești?
Toți oamenii încep să utilizeze managerii de sarcini în momentul în care simt că rutina obișnuită a lor se transformă în haos. Ei încep să uite lucruri importante, să confunde succesiunea sarcinilor și misiunilor, să-și rezume colegii și au întârziat la întâlniri. Într-un astfel de moment, o persoană alege o "tudushka" pentru el însuși și încearcă să aducă o organizație în viața sa. Și, de regulă, la început reușește acest lucru. Dar trece ceva timp, iar listele de sarcini nu mai funcționează și mizeria inițială revine la viață.
De ce se întâmplă acest lucru?
Faptul este că managerii de sarcini sunt doar un instrument. Care, pentru ca aceasta să funcționeze bine, trebuie să fie corect configurată. Iată câteva sfaturi despre cum să faceți acest lucru.
1. Separați
În nici un caz nu puteți să vă aruncați toate lucrurile mari și mici într-o singură listă lungă și lungă. Nu este nimic mai deprimant decât contemplarea listei dvs. de lucru cu câteva duzini de înregistrări. În acest caz, probabilitatea de a ajunge vreodată la coada listei tinde la zero. Diferitele studii de productivitate sugerează că numărul sarcinilor pe o singură coală nu trebuie să depășească 7-8 bucăți. Prin urmare, împărțiți listele de sarcini în categorii, proiecte, teme, urgențe și alte caracteristici.
2. Adăugați termene limită
În conformitate cu legea Parkinson, munca durează întotdeauna atât de mult timp pe care îi dedicați. Prin urmare, menținerea unei liste de sarcini are sens doar dacă scrieți un timp aproximativ de plumb lângă fiecare element. Da, în realitate, probabil vor exista abateri; Da, în unele zile, în general, totul merge cu susul în jos, dar practic această abordare funcționează. După ce ați pus timpul aproximativ al executării unei afaceri, veți depune eforturi subconștiente pentru ao face, iar acest lucru modifică radical regulile jocului. Încearcă-o și vei fi surprins de cât de puternic va deveni lista de sarcini.
3. Stabilirea priorităților
Acest element este simplu și simplu. Efectuăm în primul rând chestiuni importante, mici și non-urgente - dacă există timp. Rămâne doar să acordați prioritate listei dvs. și să o faceți în mod corect. La urma urmei, sunt lucruri foarte urgente, dar absolut neimportante pentru tine. Și se întâmplă invers. Prin urmare, vă oferim următoarele priorități:
- aspecte importante și urgente;
- importantă, dar nu urgentă;
- urgentă, dar nu foarte importantă;
- non-urgente și neimportante.
4. Evaluați
Ultima regulă din această listă, dar nu cea mai puțin importantă, este necesitatea de a analiza și evalua implementarea listei. Nu căutați să ascundeți imediat și să uitați sarcina completă pentru totdeauna. Încercați să lăsați la o parte câteva ore la sfârșitul fiecărei săptămâni și la sfârșitul lunii, poate chiar o zi întreagă pentru însumare. Ridicați elementele șterse din arhivă și evaluați ceea ce v-a oferit implementarea.
- Cât de bine și rapid ți-ai făcut treaba?
- A fost posibil să fie mai bine sau poate că nu merită să faceți acest lucru deloc?
- Cât de departe te-ai mutat spre obiectivul tău?
- Ce trebuie făcut pentru a face un pas mai departe?
După ce răspundeți la aceste întrebări și la întrebări similare, lista dvs. va avea un înțeles complet diferit pentru dvs. Se va transforma dintr-un simplu notepad "pentru a nu uita ceva" într-un instrument puternic pentru luarea deciziilor, planificarea și analizarea realizărilor.
