Gestionarea eficientă a timpului presupune obținerea unor rezultate mai bune în mai puțin timp. Un blogger și un antreprenor popular, Thomas Oppong, explică cum să facă planuri pentru atingerea obiectivelor și de ce listele de sarcini simple pot interfera numai cu productivitatea.
De ce liste de sarcini obișnuite nu ajută.
Într-o listă simplă de lucru, nu reflectați cât timp va dura o sarcină pentru a finaliza. Și, cel mai probabil, începe cu mici și necomplicate, care necesită nu mai mult de cinci minute.
Treptat, ajungeți la faptul că de multe ori vă ocupați doar de lucruri simple și că întotdeauna renunțați la cele importante și consumatoare de timp. În consecință, proiectele mari nu se scufundă. Majoritatea punctelor din plan rămân neîndeplinite, deoarece continuați să le adăugați altele noi, fără a avea un sistem de control.
Aici se declanșează efectul Zeigarnik, conform căruia oamenii memorează acțiunile neterminate sau întrerupte mai bine decât cele finalizate. Aceasta înseamnă că gândurile de sarcini neterminate din lista de sarcini vor fi rotite în cap până când le veți termina. Veți fi urmărit de un sentiment obsesiv care face dificilă concentrarea pe munca. Ca rezultat, poate duce la stres și insomnie.
Cum să planificați în mod eficient
Descrieți ziua perfectă
Jason Womack, antrenor executiv, vorbitor și autor al productivității, recomandă abordarea sa în organizarea procesului de atingere a obiectivului. El oferă să scrie scenariul zilei perfecte pentru a se concentra asupra ei. Conștientizarea a ceea ce este ideal pentru dvs. vă motivează să lucrați.
Pentru a crea un script, răspundeți la următoarele întrebări.
- Cum vrei să-ți petreci ziua?
- Ce sarcini trebuie să încheieți astăzi?
- La ce oră sunteți cel mai productiv?
Pe baza răspunsurilor, puteți împărți timpul de lucru în segmente, fiecare dintre acestea conținând anumite sarcini din lista dvs. de sarcini.
Această metodă va contribui la o mai bună funcționare a listei de sarcini și la rezolvarea problemelor urgente și importante la timp.
Planificați totul pe calendar
Pentru a face ca listele de sarcini să fie cât mai eficiente pentru dvs., nu faceți planuri simple fără termene și termene limită, dar învățați cum să utilizați corect calendarul.
Scrieți în detaliu ziua următoare sau întreaga săptămână. Marcați toată afacerea dvs. în calendar și trăiți conform programului stabilit. Acest lucru vă va ajuta să decideți ce proiect să începeți mai întâi și dacă puteți adăuga mai multe sarcini.
În loc de prioritizarea obișnuită, planificați planul cu o dată și un timp exact - în special pentru cele mai importante sarcini. Acest lucru va da un sentiment de urgență și veți putea să le finalizați într-un anumit punct.
Evaluați fiecare sarcină
Dacă nu analizați cum să cheltuiți în fiecare zi, cel mai probabil pierdeți mai mult.
Una dintre regulile importante ale productivității nu este aceea de a permite ca sarcina să ia mai mult timp decât este nevoie.
Pentru gestionarea eficientă a timpului, nu este suficient doar să știm ce trebuie făcut. Trebuie să vă gândiți cât va dura. Mai bine să spunem: "Azi am doar 40 de minute să o fac", în loc să planifice lucrurile într-o ordine de importanță simplă fără termene limită.
Adăugați în lista de sarcini o estimare a duratei de execuție a fiecărui element. Încercați să planificați fiecare minut între orele 8:00 și 17:00. Determinați în avans când vor exista pauze. Programați pentru a verifica notificările, e-mailurile și rețelele sociale.
Se pare că acest exercițiu necesită doar timp. Dar, de fapt, se stabilește bara pe care încercați să o potriviți. Și în cele din urmă veți vedea că concentrarea sa sa îmbunătățit.
Urmăriți timpul petrecut în completarea sarcinilor - aceasta poate fi o adevărată descoperire pentru dvs. Astfel, vă definiți stilul de lucru și îl puteți îmbunătăți. De asemenea, vă ajută să înțelegeți ce oră din zi sunteți mai mult sau mai puțin eficace.
Măsurarea este primul pas necesar monitorizării și, în cele din urmă, îmbunătățirii performanței. Dacă nu puteți măsura ceva, nu o puteți înțelege. Dacă nu înțelegi nimic, nu poți să-l controlezi. Și dacă nu o puteți controla, atunci cu siguranță nu vă puteți permite să o îmbunătățiți.
James Harrington, antreprenor, specialist în managementul proceselor
Analizați-vă timpul și apoi îl veți putea distribui corect.
Stabiliți termene limită
Deschideți jurnalul sau aplicația de planificare și completați lista de sarcini cu termene limită. Alocați un nivel de prioritate fiecăruia.
Și pentru a înțelege ce ar trebui să petreceți mai mult timp, răspundeți la câteva întrebări:
- Ce sarcini vor dura mai puțin de 20 de minute?
- Ce cazuri au nevoie de mai mult de o oră?
- Ce este mai bine să faceți în dimineața, când cea mai mare parte a energiei?
Acum, în loc de "Finalizați proiectul de proiectare", scrieți "Finalizați proiectul de proiectare în două ore". Chiar dacă nu aveți timp să-l terminați, atunci cel puțin treceți dintr-un centru mort fără a petrece o zi întreagă pe ea.
Dacă nu aveți un scop pentru a finaliza sarcina la o anumită dată, intenționați să petreceți ceva timp pe ea în fiecare zi. Și apoi mergeți la alte lucruri la fel de importante. Deci, veți putea să vă ocupați treptat de sarcini importante.
Împușcați sarcinile mari în mici
Unele cazuri pot dura ore sau chiar zile. Dacă trebuie să lucrați la un proiect mare, faceți câteva minute să vă gândiți. Din ce parte se compun? Ce eforturi trebuie depuse și cât timp va dura? Scrie-o jos.
Apoi, împărțiți proiectul în mai multe sarcini cu un termen limită clar și rezolvați unul câte unul înainte de finalizarea acestuia. Cu cât sunt mai multe acțiuni minore, cu atât mai fezabile vor părea.
Atunci când cantitatea inaccesibilă de lucru devine ceva mic, creierul se concentrează asupra a ceea ce trebuie făcut acum - pe o sarcină specifică și pe un obiectiv mic. Prin urmare, este mai bine să aranjați sprinturile timp de 40-60 minute cu pauze scurte.
Lucrați pe o singură sarcină la un moment dat
Dați-i toată atenția și apoi veți fi capabil să fiți cât mai eficace.
Mark Murphy de la Forbes explică: "Când oamenii pot evita întreruperile în muncă, cu probabilitate de 67% au impresia că" astăzi a fost o zi foarte productivă "."
Lucrul pentru o oră pe o sarcină fără distragere are sens. Dar poate fi dificil, mai ales dacă primiți în mod constant notificări sau trebuie să răspundeți la întrebările colegilor.
Concentrarea asupra muncii ajută, de exemplu, la aparatele Pomodoro. Ea sugerează sprinturi de lucru de 25 de minute cu scurte pauze de cinci minute. După mai multe astfel de abordări, vă puteți relaxa pe deplin.
Această metodă nu este universală: durata de concentrare și stilul de lucru sunt diferite. Deci încercați diferite tehnici de gestionare a timpului și stick la ceea ce funcționează pentru tine personal.
De exemplu, dacă sunteți mai productiv dimineața, transferați în acest moment sarcini care necesită mai mult timp. Astfel veți deveni mai organizat și veți putea să realizați mai mult.
Citește de asemenea ????
- Cum să nu întrerupeți planurile și să respectați termenele
- 4 moduri de a face mai mult pe săptămână decât altele într-o lună
- 4 moduri de organizare a listei de sarcini pentru a lucra mai eficient
