Shenglong Gao, dezvoltator și consultant, a venit cu o regulă 2-2-2, pe care o folosește atunci când gestionează apelurile telefonice, mesajele și scrisorile primite.
Esența acestei reguli este: un apel primit trebuie să răspundă timp de 2 secunde, adică imediat și fără întârziere, pentru ulterior. Este necesar să răspundeți la SMS-urile primite în 2 minute. El a decis să verifice și să răspundă la e-mailuri la fiecare 2 ore. În acest fel, construiți un sistem de priorități pentru canalele de comunicare și nu amânați lucruri urgente mai târziu. Sistemul Shenglong reflectă metodologia GTD a lui David Allen, și anume acea parte a acestuia, în care se sugerează că lucrurile de până la 2 minute nu ar trebui amânate și introduse în Inbox, dar efectuate imediat. Apelurile și SMS-urile intră doar în acest interval.
O tehnică simplă rezolvă aceste probleme:
- lăsați telefonul ca un canal de comunicare prioritar și sunt întotdeauna disponibile pe acesta pentru probleme extrem de urgente;
- nu uitați să vizionați mesaje SMS și să răspundeți când este necesar;
- nu rămâneți în toată ziua în e-mail, ci răspundeți cu un birou periodic care nu contrazice nici măcar pe cel cu cea mai mare obsesie.
