Noul site EMAIL CHARTER împărtășește cu noi zece reguli care pot încă să economisească timpul tuturor utilizatorilor atunci când lucrează cu e-mail, care ne înnece din ce în ce mai mult și ne captează tot timpul liber. Și totul depinde nu numai de numărul de mesaje care îți aparțin. Adesea problema este că oamenii pur și simplu nu fac lucruri simple care pot salva ore și ani de viață pentru oamenii cu care lucrați.
Deci, sub 10 puncte / sfaturi din această carte.
1. Respectați timpul destinatarului
Aceasta este o regulă fundamentală. În calitate de expeditor, trebuie să vă gândiți cum să minimalizați procesarea scrisorii dvs. Chiar dacă trebuie să petreceți mai mult timp scriind-o.
2. Pe scurt - nu înseamnă prea mult
Faceți răspunsurile în litere ușor de înțeles, dar nu vă angajați în grafomania. Nu veți citi eseul și, probabil, nu numai destinatarul.
3. Aduce claritate
Începeți cu subiectul mesajului și, dacă este posibil, adăugați etichete de stare.,,,, … Dacă scrisoarea conține mai mult de cinci propoziții, atunci extindeți esența literei fără să vă întoarceți. Evitați fonturile sau culorile ciudate.
4. Întrebați întrebări simple.
Un stil rău este considerat a fi inserarea a patru paragrafe de text din corespondența anterioară și întrebarea "Cine are gânduri?" De câte ori o fac, crede-mă. Este mai bine să puneți întrebarea după rezumatul citit de dvs. și cu un număr limitat de răspunsuri. De exemplu:
Ți-am trimis un contract. Când îl puteți semna:
a) mâine;
b) în această săptămână;
c) este necesară coordonarea.
Deci, excludeți adesea discuții lungi care pot apărea numai pentru că cineva nu are nimic de făcut.
5. Fii atent cu CC:
Nu adăugați la copia scrisorilor o grămadă de oameni doar pentru caz. Acest lucru va crește timpul de răspuns, va mânca mult timp și poate face o întrebare de nerezolvat. Toată lumea își amintește corespondența legendară a angajaților uneia dintre bănci?
6. Nu trageți întreaga coadă de conversație
Multe corespondențe sunt amânate și cozile uriașe ale literelor trecute cresc. Nu le trageți. Imaginați-vă ce așteaptă un nou coleg sau partener în SS. Este mai bine să lăsați ultimul răspuns cu 3-4 și să spuneți aranjamentele voastre din trecut în cuvintele voastre.
7. Lupta cu imagini
Nu utilizați obiecte grafice în legendă, pe care unele programe le afișează ca atașamente. De fiecare dată când faci pentru a verifica dacă există ceva nou în atașament. Și nu atașați informații textuale sub forma unui fișier, dacă acesta poate fi inserat în litera cu text.
8. Utilizați codurile EOM sau NNTR acceptate.
Prin adăugarea de caractere EOM (= sfârșitul mesajului) la subiectul unui mesaj, spuneți că discuția este închisă. Și NNTR (= Nu trebuie să răspundă) - care nu este necesar să răspundă. Aceasta salvează atât destinatarul cât și timpul dvs. și nu veți primi o altă scrisoare cu o întrebare precum "Deci, de ce aveți nevoie de mine?"
9. Limitați răspunsurile.
Nu vi se cere să răspundeți la orice e-mail. Mai ales dacă nu vi se adresează în mod direct și stați doar în CC. Nu scrieți ceva de genul "Vă mulțumim pentru sfat", "Vă mulțumim pentru ajutor" sau "Oh, cool!" Aceasta nu este o comunicare reală și există câteva reguli, dintre care cel mai important este salvarea timpului celuilalt.
10. Deconectați-vă!
Suntem toți de acord să petrecem mai puțin timp pe e-mail, toți dorim să primim mai puțin e-mailuri. Încercați să rezervați o jumătate de zi și să-i aduceți colegilor dvs. că nu veți fi e-mail. Sau luați o regulă de petrecere a weekend-ului fără e-mail. Și, de asemenea, da în robotul telefonic pe link-ul de weekend pentru acest post.
Puteți semna carta aici.
